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业务邮件：与单据一体的往来方式

定位：把客户往来嵌进订单等业务，而不是另开一套独立邮箱客户端。

前置：已具备公司身份（见 公司入驻操作指南）。

入口：收信在顶栏待办（见 待办操作指南）；写信在订单详情链路卡片上联系人旁的信封、单据「沟通」里收件人旁的信封，或物流单详情顶部的「新邮件」

1. 相对传统邮箱，多了什么

传统邮箱 零搜业务邮件
另开 Outlook / 网页邮，和 ERP 两套界面 顶栏待办 + 单据「沟通」一体，不另学一套邮箱界面
「这封信对应哪张单？」靠人肉翻历史 信挂在订单等单据上，上下文一眼可见
重要邮件埋在个人收件箱，同事看不见 按公司协作：负责人、无人负责、延后，团队共享优先级
要自建企业邮、买套件、配客户端与域名 开箱即可收发，投递由平台托管

2. 你的邮件地址

每家公司入驻后自动拥有发件 / 收件域 {公司编号}.0so.com，无需自购域名、无需改 DNS。

  • 地址形如 order@12345.0so.com，其中 12345 是你们的公司编号。写邮件时「发件人」一栏 @ 后面显示的就是你们的发件域。
  • @ 前面可以自己填：写邮件时按单据预填（询价阶段为 inquiry，订单为 order），可改。
  • 零搜没有个人邮箱：发到 任意名字@你们的发件域 的信都进本公司，再按第 3 章的规则分给人。

如需用自有域名收发，联系客户经理开通。开通后，写邮件时「发件人」只能选自有域名；发到原来 {公司编号}.0so.com 的邮件仍能收到。

3. 收信怎么分到人

收到的每封信都会变成一条邮件待办，按下面顺序决定交给谁：

  1. 对方回复了你从零搜发出的邮件 → 自动挂回原来那张单据，交给当初的发件人。
  2. 发件邮箱是本公司某个合作伙伴的联系人（或属于该伙伴公司的邮箱域名）→ 交给这个伙伴的负责人，暂不挂单据。
  3. 都对不上，或该伙伴还没有负责人、负责人已离职 → 进本公司「无人负责」，同事都能在待办里看到。

所以：把客户的邮箱维护进合作伙伴的联系人、给伙伴指定负责人，来信就能直接到对的人手里（见 合作伙伴）。查看邮件时点开发件人 / 收件人那一行（展开后显示「收件人详情」），系统识别出对方公司、但该地址还不在联系人里时，旁边有创建联系人的按钮；陌生发件人请先在合作伙伴里建档。

没挂单据的邮件，在「查看邮件」里点「绑定」挂到单据或指派负责人；「延时」「计划」后邮件也会归到你名下。详见 待办操作指南 第 5 章。

4. 写一封邮件

  1. 订单详情里，点链路卡片上联系人旁的信封；或在单据「沟通」里选中有邮箱的收件人，点旁边的信封；物流单详情顶部有 新邮件。已绑定单据的收件，也可在「查看邮件」里点「回复」「全部回复」「转发」。
  2. 填写：
    • 发件人：@ 前面可改，@ 后面是公司发件域
    • 收件人；需要抄送点「+ 添加抄送」
    • 主题
  3. 邮件模板（在订单详情里新写邮件时出现；回复、转发时不出现）：选类型（如询价、催报价、谈折扣、报价、合同、发货通知、下单）即套用正文（会覆盖当前正文，先让你确认），之后可「重新套用模板」。选「询价」「报价」「合同」「下单」时，还会自动附上对应的 PDF 单据。提示合作伙伴「未配置语言」时，先到该伙伴「基本信息」点「编辑」补上语言。
  4. 附件：点「添加附件」，最多 20 个，单个不超过 25MB。
  5. 右上角「存草稿」「预览」「发送」。

写到一半时按 Esc、离开页面或切换公司，会弹出「未保存的更改」，可选「取消」「放弃更改」或「存草稿后继续」。点窗口右上角的「关闭」同样会提示这三个选项；发送成功后窗口直接关闭。草稿之后可在「查看邮件」里点「编辑草稿」继续。

5. 发送失败怎么办

  • 点「发送」后先进入「待发送」。等待期内可点「编辑」：先撤回为草稿，修改后重新发送，延迟或定时时间重新计算；也可点「删除」取消发送。发送程序已取走时会提示「已开始发送，无法修改」，并刷新状态。
  • 等待期结束后进入「发送中」。对方邮件服务器暂时连不上时，系统会自动重试，显示「重试中」，重试期间不算失败；仍发不出才标为「发送失败」。
  • 失败的邮件会出现在发件人的待办里，标「邮件发送失败」，没有未读时，顶栏胶囊显示「我的邮件发送失败」。它不能「标记为已处理」。
  • 打开它，「投递日志」会自动展开，可看到每次投递的记录和原因。
  • 处理方式：已绑定单据的，点「转发」重新填写收件人后发出；不再需要的，点「删除」清掉这条失败记录。

6. 在手机上

手机上同样从底部导航的「待办」看邮件；查看和写邮件的窗口会铺满屏幕。手机整体用法见 手机上使用零搜。

问 AI 助手

不想翻文档时，顶栏点机器人图标打开 AI 助手，用大白话问就行——它会检索这些指南后回答，并在下方给出来源链接。这篇覆盖的问题，可以直接这样问：

  • 「我的公司邮箱地址是什么？」
  • 「客户发来的邮件会到谁的待办里？」
  • 「写邮件时怎么套用报价模板？」
  • 「邮件发不出去怎么办？」
  • 「能用我们自己的域名发邮件吗？」

答得不对时换个更具体的问法，或在回答里点来源自己看原文。助手用法见 AI 助手操作指南。

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